E-Rechnungspflicht 2027: Was B2B-Shops vor dem Jahreswechsel klären sollten

Die E-Rechnungspflicht 2027 betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen: Am 31. Dezember 2026 endet die allgemeine Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen (§ 27 Abs. 38 UStG). Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf noch bis Ende 2027 so abrechnen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025.

Auf einen Blick:

• Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern steuerlich eine „sonstige Rechnung“.
• Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 brauchen B2B-Rechnungen im Inland in der Regel ein strukturiertes Format. Ausnahmen bis Ende 2027 gibt es bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz und für bestimmte EDI-Verfahren.
• XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen laut Bundesfinanzministerium die Voraussetzungen, die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht.
• Rechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden dürfen weiter als PDF oder auf Papier kommen.
• Shopware 6 erzeugt seit Version 6.6.10.0 ZUGFeRD-Rechnungen. Klären Sie aber zuerst, ob der Shop oder das ERP die Rechnung stellt.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Alles andere, also Papier oder ein anderes elektronisches Format, heißt seit 2025 „sonstige Rechnung“ (Satz 4).

Das Bundesfinanzministerium (BMF) nennt in seinen Fragen und Antworten das einfache PDF ausdrücklich als Beispiel für eine sonstige Rechnung, weil es kein strukturiertes Format hat. Der Satz „Unser Shop verschickt doch schon PDFs“ beantwortet die Frage nach der E-Rechnung also nicht.

Rechnung	Steuerlich	Für Umsätze ab 2027 im inländischen B2B-Geschäft
Papier	sonstige Rechnung	nur noch mit Übergangsregel oder Ausnahme
PDF per E-Mail	sonstige Rechnung	nur noch mit Übergangsregel oder Ausnahme, und nur mit Zustimmung des Empfängers
XRechnung (reines XML)	E-Rechnung	zulässig
ZUGFeRD ab 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML), außer MINIMUM und BASIC-WL	E-Rechnung	zulässig

Für Shop und ERP folgt daraus: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage, in der die Angaben nur als Text stehen, genügt laut BMF nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027?

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 müssen inländische Unternehmen untereinander E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahme greift. Kleinere Unternehmen und EDI-Verfahren haben ein Jahr länger Zeit.

Die Pflicht selbst steht seit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG und gilt für Umsätze ab 2025. Die Übergänge regelt § 27 Abs. 38 UStG:

Umsatz ausgeführt	Was erlaubt ist	Voraussetzung
seit 1.1.2025	E-Rechnungen empfangen können	gilt für alle inländischen Unternehmen; ein E-Mail-Postfach reicht laut BMF
2025 und 2026	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF und andere Formate; Übermittlung bis 31.12.2026	keine (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG)
2027	weiter Papier oder, mit Zustimmung, PDF; Übermittlung bis 31.12.2027	Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro (Nr. 2)
2027	EDI-Verfahren, das kein E-Rechnungsformat ist	Zustimmung des Empfängers, EDI nach Empfehlung 94/820/EG (Nr. 3)
ab 2028	E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft	gilt, soweit keine Ausnahme greift

Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Umsätze aus 2027 ist das also der Umsatz aus 2026.

Ob und wie die Übergangsregeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wer ist betroffen und welche Rechnungen sind ausgenommen?

Betroffen sind Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ein B2B-Shop, der an deutsche Firmenkunden verkauft, fällt typischerweise darunter.

„Ansässig“ heißt nach dem Gesetz: Sitz, Geschäftsleitung, eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder, wenn es keinen Sitz gibt, Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer gelten als Unternehmer und müssen E-Rechnungen deshalb empfangen können.

Eine sonstige Rechnung bleibt laut BMF-FAQ (Frage 4) zulässig bei:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C),
• vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
• Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.

Viele Shops verkaufen an beide Gruppen. Der Shop muss dann erkennen, wer Firmenkunde ist. Grenzüberschreitende Verkäufe und steuerliche Sonderfälle sollten Sie nicht ungeprüft wie einen gewöhnlichen Inlandsumsatz behandeln; hier hilft Ihre Steuerberatung.

Welche Formate gelten: XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X?

Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931 sowie Formate, die Aussteller und Empfänger vereinbaren, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Bei ZUGFeRD lohnt ein Blick auf das Profil: MINIMUM und BASIC-WL genügen laut BMF nicht. Bei hybriden Rechnungen gilt außerdem der XML-Teil, wenn PDF und XML voneinander abweichen (BMF-FAQ, Frage 12a). Zeigt die PDF-Ansicht einen anderen Rabatt als das XML, stimmt also die Verarbeitung nicht.

Wer stellt die Rechnung aus: der Shop oder das ERP?

Das System, das heute die Rechnungsnummer vergibt und die verbindlichen Beträge berechnet, sollte auch die E-Rechnung erzeugen. Bei vielen B2B-Händlern ist das die Warenwirtschaft, nicht der Shop.

Shopware empfiehlt in seiner Dokumentation für die meisten B2B-Händler genau diesen Weg: Der Shop übergibt die Bestellung, das ERP erstellt und überträgt die Rechnung. So bleibt es bei einem Nummernkreis und einem Prüfpfad. In gewachsenen Systemen entstehen Rechnungen manchmal an zwei Stellen. Dann erzeugt ein zusätzlicher Export eine weitere Fassung, die von der gebuchten Rechnung abweichen kann.

Bevor Sie eine Erweiterung kaufen, beantworten Sie diese Fragen:

• Wo werden Rechnungsnummern vergeben?
• Welches System berechnet die Beträge, die gebucht werden?
• Wo entstehen Korrekturen, Stornos und Erstattungen?
• Welche Datei bekommt der Kunde, und welche Fassung wird aufbewahrt?
• Ändert der Vertrieb Positionen im ERP, und kommt die Änderung im Shop an?

Gibt es auf eine dieser Fragen zwei Antworten, klären Sie das zuerst, denn ein neues Dateiformat löst diesen Widerspruch nicht. Wie Shop und Warenwirtschaft verbunden werden, beschreiben wir auf der Seite zu Shopware-Schnittstellen zu ERP und Warenwirtschaft.

Wie setze ich die E-Rechnung in Shopware 6 und Magento um?

Shopware 6 bringt ZUGFeRD seit Version 6.6.10.0 im Standard mit. Für Magento beschreibt die Adobe-Dokumentation Rechnungen als PDF; ein strukturiertes Format kommt per Erweiterung oder aus dem ERP.

In beiden Systemen hängt viel an den installierten Erweiterungen und an der Anbindung der Warenwirtschaft. Rabatte, Versandkosten, Teilrechnungen und Erstattungen laufen nicht in jeder Installation gleich. Eine Testrechnung mit einem Produkt ohne Rabatt sagt deshalb wenig über den echten Ablauf. Prüfen Sie Ihre häufigsten Sonderfälle vor dem Livegang.

Eine Migration kann außerdem die Nummernlogik berühren. Erzeugen Sie alte Belege nicht im neuen Format neu, sondern legen Sie einen Umstellungstag fest und dokumentieren Sie, was mit offenen Vorgängen passiert.

Welche Daten braucht der Checkout im B2B-Shop?

Die Daten, die eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten muss, müssen schon in der Bestellung richtig stehen. Dazu gehören vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.

Ein PDF kann fehlende oder unsaubere Angaben optisch überspielen, ein strukturiertes Format nicht. Positionen, Steuersätze, Nachlässe, Zuschläge und Summen müssen eindeutig zugeordnet sein. Für den Checkout heißt das:

• Bestellt der Kunde als Unternehmen, fragt der Shop Firmenname und vollständige Rechnungsanschrift ab.
• Liefer- und Rechnungsadresse bleiben getrennt. Geht die Ware an eine Filiale und die Rechnung an die Zentrale, darf keine Schnittstelle die eine Adresse still durch die andere ersetzen.
• Ein Feld für die Bestell- oder Kostenstellennummer des Kunden ist hilfreich. In der EN 16931 heißt es „BT-10 Buyer reference“; im B2B-Geschäft reicht dort steuerlich ein Platzhalter wie „-“ (BMF-FAQ, Frage 6).
• Nicht jedes denkbare Feld wird Pflichtfeld. Gefragt wird, was der jeweilige Rechnungstyp braucht.

Wie führe ich die E-Rechnung im Shop ein?

In fünf Schritten: Umfang festlegen, einen Musterablauf wählen, Sonderfälle testen, Zuständigkeiten klären, mit einem Pilot starten.

1. Umfang festlegen. Mit Ihrer Steuerberatung klären Sie, welche Umsätze betroffen sind und ob eine Übergangsregel für Sie gilt.
2. Musterablauf wählen. Bestellung, Übergabe ans ERP, Rechnung, Versand, Empfang beim Kunden und Buchung werden einmal vollständig beschrieben.
3. Sonderfälle durchspielen. Erst ein normaler Auftrag, dann Rabatt, Versandkosten, gemischte Steuersätze, Berichtigung und Teilrückgabe, in einer Kopie des Shops mit Testdaten.
4. Zuständigkeiten klären. Wer liest Fehlermeldungen, wer korrigiert unvollständige Kundendaten, wer entscheidet über die steuerliche Behandlung eines Sonderfalls?
5. Mit einem Pilot starten. Ein begrenzter Kundenkreis bekommt zuerst E-Rechnungen. Die Ergebnisse bewerten Sie mit der Buchhaltung, danach gilt die Lösung für alle vorgesehenen Fälle.

Damit Ihre Anfrage bei uns schnell konkret wird, nennen Sie uns Shopversion, ERP, Buchhaltungssystem, einen anonymisierten Musterbeleg und die Sonderfälle, die bei Ihnen regelmäßig vorkommen.

Was gilt beim Empfang von E-Rechnungen?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Ausnahmen sieht das BMF nicht vor. Dafür reicht bereits ein E-Mail-Postfach.

Das Postfach allein regelt aber nicht, wer eine Rechnung prüft, freigibt und ablegt. Aufzubewahren ist nach § 14b Abs. 1 UStG ein Doppel jeder Rechnung acht Jahre lang, bei der E-Rechnung mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form. Wer nur die PDF-Ansicht ablegt, verliert womöglich genau diesen Teil.

• Eingehende Dateien landen an einer festen Stelle und werden dort zugeordnet.
• Für fehlerhafte Rechnungen gibt es einen geregelten Weg für Rückfragen.
• XRechnungen lassen sich lesen, etwa mit dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

Ihr eigener Rechnungseingang zeigt oft, was Geschäftskunden auch von Ihnen erwarten. Deshalb lohnt es sich, Ein- und Ausgang zusammen anzusehen, auch wenn das Shopprojekt zunächst nur die Ausstellung betrifft. Begleiten wir Ihren Shop in der Onlineshop-Betreuung oder als Magento-Agentur, sehen wir uns auf Wunsch beide Richtungen an.

Häufige Fragen

Gilt die E-Rechnungspflicht 2027 auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Leistungen an andere Unternehmer im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatkunden sind laut BMF nicht erfasst und können weiter als PDF oder auf Papier verschickt werden.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF hat kein strukturiertes Format und ist seit 2025 eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist zum Beispiel ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, oder eine XRechnung.

Wann gilt die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027?

Wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Dann darf es Umsätze aus 2027 noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF abrechnen.

Brauchen Bestellungen unter 250 Euro eine E-Rechnung?

Nein, Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine E-Rechnung ist dort trotzdem erlaubt, auch ohne Zustimmung des Empfängers.

Kann Shopware 6 E-Rechnungen erstellen?

Ja, laut Shopware-Dokumentation erzeugt Shopware 6 seit Version 6.6.10.0 ZUGFeRD-Rechnungen nach EN 16931, als eigene XML-Datei oder eingebettet ins PDF. Ob Shopware oder Ihr ERP die Rechnung stellen soll, hängt davon ab, wo heute Nummern und Beträge entstehen.

Muss ich jede E-Rechnung validieren?

Steuerlich ist die Validierung keine Voraussetzung, das BMF empfiehlt sie aber schon beim Erstellen und Versenden. Sie findet Format- und Logikfehler, ersetzt aber nicht die Prüfung, ob Beträge und Steuersätze inhaltlich stimmen.

Was kostet die Umstellung auf die E-Rechnung?

Das hängt davon ab, ob Shop oder ERP die Rechnung erstellt, welche Version und Erweiterungen laufen und wie viele Sonderfälle es gibt. Eine Einschätzung nennen wir nach einem Blick auf Ihren Rechnungsweg.

Quellen

Stand: 17.10.2026

• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (Abs. 1 Sätze 3 bis 6, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, Abs. 4), Bundesministerium der Justiz: gesetze-im-internet.de, abgerufen 17.10.2026.
• § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregelungen, Bundesministerium der Justiz: gesetze-im-internet.de, abgerufen 17.10.2026.
• § 33, § 34 und § 34a UStDV, Bundesministerium der Justiz: § 33, § 34, § 34a, abgerufen 17.10.2026.
• Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024, BGBl. 2024 I Nr. 108: recht.bund.de, abgerufen 17.10.2026.
• Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026 (Fragen 2, 4, 6, 7, 8, 11, 12, 12a, 13): bundesfinanzministerium.de, abgerufen 17.10.2026.
• Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 – S 7287-a/00019/007/243 (Rn. 22, 24, 35, 35a), ändert das Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320: bundesfinanzministerium.de, abgerufen 17.10.2026.
• Shopware-Dokumentation, Bestellungen, Abschnitte „Dokumente im ZUGFeRD-Format“ und „FAQ: Peppol und E-Rechnungen in Shopware“ (Version 6.7.9.0 oder neuer): docs.shopware.com, abgerufen 17.10.2026.
• Adobe Experience League, Adobe Commerce Admin, „Invoices“: experienceleague.adobe.com, abgerufen 17.10.2026.
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), „ZUGFeRD/Factur-X“ und „German-French partnership“: ferd-net.de, ferd-net.de (Partnerschaft), abgerufen 17.10.2026.

Dieser Beitrag nennt die Vorschriften und Verwaltungsanweisungen zur E-Rechnung und zeigt, wen sie betreffen können. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Umsätze, Fristen und Ausnahmen für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; die technische Umsetzung übernehmen wir.