Bestellbestätigung kommt nicht an? Wenn der Shop keine Mails mehr verschickt
Kunden fragen nach ihrer Bestellbestätigung, Anfragen aus dem Formular bleiben aus, oder es gehen gar keine Mails mehr raus? Oft hat sich beim Mail-Anbieter etwas geändert, ein Zugang stimmt nicht mehr, oder die Empfänger sortieren Ihre Mails als unsicher aus. Bestellungen liegen in der Regel trotzdem im Shop. Rufen Sie an: Die erste Stunde kostet Neukunden nichts.
An zwei Stellen bleiben Mails hängen
Beim Versand. Ihr Shop gibt die Mail an einen Mailserver weiter, meist über SMTP. So heißt der Weg, auf dem er sich bei einem Postfach anmeldet. Ändert sich das Passwort oder zieht das Postfach um, bricht das oft von heute auf morgen ab.
Beim Empfänger. Dort zählt, ob Ihre Domain den Absender bestätigt. SPF ist ein öffentlicher Eintrag Ihrer Domain mit den Servern, die in Ihrem Namen senden dürfen. DKIM ist eine digitale Unterschrift an jeder Mail. Google verlangt von allen Absendern an Gmail-Konten SPF oder DKIM, ab 5.000 Mails am Tag beides plus DMARC, das regelt, was mit durchgefallenen Mails geschieht.
Sonderfall Microsoft 365. Microsoft beendet die einfache Anmeldung per Passwort für SMTP. Laut Exchange-Team (Januar 2026) wird sie Ende Dezember 2026 bei bestehenden Konten standardmäßig abgeschaltet. Administratoren können sie vorerst wieder aktivieren. Sind die Sicherheitsstandards aktiv, ist SMTP AUTH schon heute aus. Der Nachfolger heißt OAuth, eine Anmeldung über eine Freigabe statt über ein Passwort. Shopware 6 hat dafür eine eigene Option, für Magento nennt Adobe bei SMTP nur NONE, PLAIN und LOGIN.
So grenzen Sie das Problem selbst ein
- Zweite Adresse testen. Sehen Sie im Spam-Ordner nach, und lassen Sie sich über „Passwort vergessen“ eine Mail an eine Adresse bei einem anderen Anbieter schicken. Kommt nirgends etwas an, liegt es eher am Versand. Fehlt sie nur bei einem Anbieter, eher an der Zustellung.
- Einstellungen ansehen. Die Stellen je System stehen unten. Sichern Sie den Stand und notieren Sie die Werte, bevor Sie etwas ändern.
- Rückläufer lesen. Im Postfach der Absenderadresse steht in Rückläufern meist der Grund mit einem Fehlercode.
- Absender prüfen. Kommt eine Mail bei Gmail an, öffnen Sie im Menü „Original anzeigen“. Steht dort „spf=pass“ oder „dkim=pass“, hat die Prüfung geklappt.
Wo Sie im System nachsehen
- Shopware 6. Unter Einstellungen, System, Mailer stehen Versandart und Zugang, dort lässt sich der Versand auch ganz abschalten. Bei Office 365 sollte die Absenderadresse zu den Stammdaten passen.
- WooCommerce. Unter WooCommerce, Einstellungen, E-Mails muss die Mail aktiviert sein. Unter Status, Logs zeigt die Quelle
transactional-emails, was passiert ist. „Sent“ heißt nur, dass die Mail an das Mailsystem übergeben wurde. - Magento. Unter Stores, Configuration, Advanced, System, Mail Sending Settings muss „Disable Email Communications“ auf „No“ stehen. Ist unter Sales, Sales Emails der asynchrone Versand aktiv, müssen die automatischen Aufgaben (Cron) laufen.
- Joomla. In der globalen Konfiguration liegen im Reiter Server die Mail-Einstellungen und der Knopf für die Test-Mail. Auch nach einer grünen Erfolgsmeldung kann die Mail ausbleiben.
- WordPress. Prüfen Sie im Formular-Plugin Empfänger und Absender. Eine Absenderadresse Ihrer eigenen Domain ist besser als eine Gmail-Adresse.
Meldungen, die auf ein Mail-Problem hinweisen
- „Undelivered Mail Returned to Sender“
- „SMTP Error: The following recipients failed“ mit „Relay access denied“
- „Could not authenticate“
- „535 5.7.139 Authentication unsuccessful, SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant“
- „mailbox logon failure“
- „5.7.9 Application-specific password required“
- „This email has been blocked because the sender is unauthenticated.“
- „This message was blocked because it didn’t pass SPF authentication.“
- „Die Nachricht konnte nicht gesendet werden.“ im Kontaktformular
Wann Sie das lieber uns überlassen
Sobald Kunden nachfragen oder Anfragen fehlen könnten. Und wenn der Fehler auf SPF, DKIM oder Microsoft 365 zeigt, denn ein falscher Eintrag bei der Domain kann auch Ihre normale Post treffen.
Bekommen Sie Rückläufer zu Mails, die Sie nie geschrieben haben? Dann sehen Sie unter Soforthilfe nach. Kam das Problem mit einem Update, helfen Shopware-Update-Fehler und Magento nach dem Update weiter.
Was wir für Ihre Shop-Mails tun
Sie sagen uns, welche Mails fehlen und seit wann. Für die Arbeit am System brauchen wir Ihren Zugang, und vorher legen wir eine Sicherung an. Dann prüfen wir, ob die Mail den Shop verlässt und ob sie beim Empfänger ankommt.
Die erste Stunde zahlen neue Unternehmenskunden nicht, einmal je Firma, ohne Laufzeitvertrag und Abo. Sie entspricht 119 € netto, jede weitere kostet ebenso viel und läuft nur mit Ihrer Zustimmung, abgerechnet im 15-Minuten-Takt.
Unser Team von zehn Leuten arbeitet mit all diesen Systemen. Anrufe nimmt die Telefonannahme jederzeit entgegen, unsere Fachleute sind montags bis donnerstags 7:30–16 Uhr und freitags 8:30–16 Uhr im Haus.
Fragen zu Shop-Mails
Bei mir kommen die Mails an, bei Kunden nicht. Wie kann das sein?
Jeder Mail-Anbieter prüft nach eigenen Regeln. Gmail bremst oder blockiert Mails, die SPF und DKIM nicht bestehen, während Ihr eigenes Postfach sie vielleicht noch annimmt.
Sind Bestellungen verloren, wenn die Mail fehlt?
Bestellungen stehen in der Regel im Backend des Shops. Bei Kontaktformularen hängt es vom Formular ab, manche speichern Anfragen gar nicht und schicken sie nur per Mail.
Unser Postfach liegt bei Microsoft 365. Müssen wir etwas tun?
Wenn Ihr Shop sich dort per Benutzername und Passwort anmeldet, ja. Prüfen Sie das vor Ende Dezember 2026.
Welche Mails fehlen bei Ihnen?
Nennen Sie uns kurz System und Adresse, in den Servicezeiten rufen wir an. Weitere Themen finden Sie unter Hilfe bei Problemen. Damit so etwas früher auffällt, betreuen wir Websites ab 99 € und Shops ab 299 € im Monat.